Egmont Kollegiets persondatapolitik

Dataansvarlig

Kollegiet er dataansvarlig og henvendelser om persondata skal ske til privacy@ehp.dk eller telefon +45 35200020.

 

Formål med behandlingen

Persondatapolitikken er udarbejdet med henblik på at Egmont Kollegiet opfylder lovkrav til behandling af persondata i forbindelse med kollegiets udlejning af boliger og dermed beslægtede formål.

Kollegiet kan også behandle personoplysninger til andre formål, hvis Kollegiet skønner, at det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt, og/eller hvis det er i Kollegiets legitime interesse som led i drift af kollegievirksomhed, og denne interesse samtidig overstiger den registreredes interesse eller grundlæggende rettigheder.

 

Generelt om persondata

Kollegiet behandler personoplysninger i overensstemmelse med de grundlæggende pricipper for god databehandlingsskik om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed. De personoplysninger Kollegiet anmoder om, er nødvendige for at kunne indgå en kontrakt om lejeforhold og i forbindelse med brug af Kollegiets faciliteter og udbud af aktiviteter/tilbud.

Retsgrundlaget for Kollegiets opbevaring og behandling af persondata er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1;

• litra b. Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

• litra c. Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige,

• litra f. Behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor. Der kan for eksempel være tale om oplysninger til udarbejdelse af jubilæumsbøger, arrangementer m.v.

Endvidere behandler Kollegiet persondata i henhold til Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, om berettiget interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede eller betingelsen for behandling af følsomme oplysninger er opfyldt, f.eks. videregivelse til politiet i henhold til Databeskyttelseslovens betingelser i § 8, stk. 4.

Kollegiets behandling af følsomme oplysninger om beboere, herunder fremlejere, omfatter i hovedtræk følgende:

Følsomme personoplysninger, herunder race eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, samt andre særlige personlige oplysninger, herunder strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold indsamles og behandles som udgangspunkt ikke, men hvis der er et sagligt behov herfor sker det med fornøden hjemmel, herunder samtykke, hvor dette kræves. Særlig kan der blive tale om at behandle helbredsoplysninger til brug for vurdering af behov for særlige ydelser som handicapbolig eller lignende, og en uopfordret oplysning herom anses som givet med et udtrykkeligt samtykke til behandling med det formål for øje, at kunne vurdere om Kollegiet kan tilbyde de faciliteter, som ansøgerens forhold kræver.

I lejeretlige forhold behandles følsomme samt andre særlige kategorier af personlige oplysninger imidlertid i det omfang, at Kollegiet er berettiget til at gøre det i henhold til dansk lovgivning, herunder hvis Kollegiet har behov for at registrere oplysninger om et strafbart forhold i form af lejers eller dennes venners/families hærværk mod lejemål eller ejendom samt lejers eller dennes venners/families trusler og vold mod andre brugere af ejendommen eller ansatte hos kollegiet, samt på områder, hvor der kan tænkes at opstå et retskrav mod lejer, f.eks. på erstatning som følge af skader, jf. Persondataforordningens art. 6, litra f, og Databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 4 og stk. 3.

Behandlingen inden for kollegiets formål kan i øvrigt ske inden for andre behandlingshjemler til formålet, f.eks. arkiv formål i samfundets interesse m.v.

 

Modtagere af personoplysninger

Kollegiet behandler alle ikke-offentliggjorte personoplysninger, som Kollegiet indsamler, registrerer og opbevarer, fortroligt.

Med henblik på at fremme det sociale liv på kollegiet videregiver kollegiet oplysninger om optagne beboeres navn, studieretning og e-mailadresse til kollegierådet, der består af beboere valgt blandt og af beboere til at deltage i kollegiets daglige drift. E-mail-adresserne bruges til at invitere til sociale arrangementer, og de nuværende beboere orienteres om ny-indflytteres navn og studieretning.

Kollegiet benytter databehandlere og personoplysninger overlades derfor til disse i henhold til skriftlig kontrakt.

Kollegiet videregiver oplysninger, herunder til andre lande udenfor EU/EØS, i den udstrækning, der er hjemmel til det, og inden for formålet.

 

Hvor stammer oplysningerne fra

Kollegiet modtager personoplysninger fra ansøgere og beboerne selv og kan løbende modtage og indhente personoplysninger gennem e-mailudveksling, breve, interviews eller telefonsamtaler med de pågældende.

 

Oplysningspligt, indsigtsret og tilbagekaldelse af samtykke

Kollegiet anser sin oplysningspligt for opfyldt gennem denne persondatapolitik og  de oplysninger, der er givet til ansøgere i forbindelse med ansøgningsskemaet, men du kan altid rette henvendelse til Kollegiets kontor, hvis du har spørgsmål.

Beboere har ret til at se, hvilke oplysninger kollegiet har registreret og opbevarer om dem. Beboere kan til enhver tid trække et eventuelt samtykke tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke vil have virkning for Kollegiets fremtidige behandling af de relevante personoplysninger og det kan få konsekvenser for  lejeforholdet.

Henvendelse vedrørende ovennævnte skal ske  til Kollegiets kontor.

Berigtigelse

Urigtige oplysninger vil blive berigtiget, når kollegiet bliver opmærksom på, at data er urigtige.

 

Opbevaring og sletning

Kollegiet opbevarer personoplysninger så længe, som det er nødvendigt i henhold til formålet med behandlingen samt i henhold til regler om forældelse af formueretlige krav. Kollegiet sletter således personoplysningerne, når det ikke længere er nødvendige for Kollegiet at opbevare disse i forhold til det/de formål og retsgrundlag, som de behandles til.

 

Optagelser som led i videoovervågning

Der er videoovervågning på dele af Kollegiet – markeret ved skiltning. Optagelser slettes senest 30 dage efter optagelsen, medmindre en optagelse indgår i en konkret tvist.

 

Klageadgang

Beboerne kan klage over Kollegiets registrering, behandling og opbevaring af data. Henvendelse herom sker til privacy@ehp.dk eller +0045 35200020

 

Ændringer

Kollegiet kan foretage ændringer i denne politik, der kommunikeres via Kollegiets hjemmeside.

24. januar 2020